Conheça sua Empresa: Gerência de Suprimentos garante fluxo de materiais e produtos

Acima, a equipe da Divisão de Suprimentos, na Matriz. Abaixo, imagens do ambiente de trabalho da Divisão de Administração de Materiais (DIAMA) e da Divisão de Controle da Qualidade (DICQM), junto ao Almoxarifado Central da CASAN
 

A ampliação da infraestrutura de esgotamento sanitário e dos sistemas de abastecimento de água são conquistas para a CASAN – e ao mesmo tempo trazem desafios para seus diversos setores. Entre eles, a Gerência de Suprimentos, responsável pela aquisição, controle de qualidade e distribuição de materiais destinados à manutenção dos sistemas e atendimento das demandas das agências e escritórios localizados nos 200 municípios que integram o sistema CASAN.

“É um trabalho que depende de planejamento e da colaboração de diversas outras equipes”, ressalta a gerente Vera Dias Portella.  Ligada à Diretoria Administrativa, a Gerência de Suprimentos é organizada em três setores: Divisão de Suprimentos (DISUP), Divisão de Administração de Materiais (DIAMA) e Divisão de Controle da Qualidade (DICQM).

Manutenção de estoques
Programar as aquisições para ressuprimento dos estoques é uma das responsabilidades da DISUP. O trabalho abrange a gestão de  1055 itens, entre materiais de expediente, de segurança, hidráulicos, ferramentas, asfalto, materiais de higiene e limpeza, produtos químicos, materiais filtrantes, uniformes e materiais galvanizados para manutenção de poços.

Atualmente estão vigentes 95 contratos com fornecedores, num valor total que supera R$ 40 milhões. Em paralelo à gestão desses contratos, a equipe está revisando o Catálogo de Materiais da Companhia, com revisão da codificação dos materiais e das especificações técnicas, assim como a criação de uma Cartilha de Consulta de Códigos.

Controle de Qualidade
Outra importante responsabilidade da Gerência de Suprimentos realizada pela DICQM é o controle de qualidade. Os materiais adquiridos pela DISUP, e que são entregues num primeiro momento no Almoxarifado Central da CASAN, são inspecionados pela Divisão de Controle de Qualidade. Só depois são enviados ao setor de suprimentos (SESUP) de cada uma das Superintendências.

O procedimento inclui inspeção de recebimento de materiais, com exigência de laudo técnico para materiais hidráulicos e, no caso de materiais de expediente e de segurança, utiliza-se amostras como elemento comparativo para recebimento do lote. Com relação aos produtos químicos, além do laudo de análise e ticket de pesagem entregues pelo fornecedor, no ato da entrega de cada carga são coletadas amostras do produto e encaminhadas ao Laboratório da ETA/Cubatão para análise da qualidade. O não cumprimento dos requisitos pode resultar em devolução.

Em 2013, entre 892 cargas de produtos químicos recebidas, 52 foram reprovadas, tendo o fornecedor que arcar com os custos da reposição.
 

Abastecendo o operacional
Além de cuidar da aquisição e da qualidade, a equipe atua na distribuição. Essa etapa fica a cargo da Divisão de Administração de Materiais (DIAMA), que trabalha em colaboração com os SESUP’s e Almoxarifados das Agências. São quatro setores de suprimentos (um em cada superintendência) e 174 almoxarifados, distribuídos entre municípios atendidos pela CASAN.

São encaminhadas, em média, 30 cargas por mês para atender o ressuprimento e atendimento de tubulações para ampliação de redes de água, de esgoto e melhorias operacionais.

E esse é um momento em que devem ser obedecidos os procedimentos contidos no Manual de Almoxarifados, sob pena de perda de material. “Como os produtos possuem prazo de validade, considera-se a entrada dos lotes de produtos para uso em ordem de chegada. Produtos que entraram primeiro no estoque são utilizados primeiro, o que garante que sempre haverá produtos novos para uso. Ocorre que isso nem sempre é respeitado”, lamenta a Gerente de Suprimentos Vera Portella.

Outra questão que preocupa a equipe da GSU é a não realização da baixa dos materiais , uma ação imprescindível para reposição dos estoques. “Quando um produto é retirado do almoxarifado para utilização é preciso dar baixa, mas nem sempre isso acontece, o que compromete o nosso controle. A gente busca sensibilizar o pessoal, lembrando que é como ir ao supermercado: não tem como sair sem passar no caixa. Mas ainda temos problemas nesse sentido”, observa a gerente. 

Falta de planejamento, baixa qualidade de fornecedores e de materiais são outros desafios que fazem parte do cotidiano da equipe que nos meses de julho e agosto viaja para diversas Agências com o objetivo de sensibilizar o pessoal das Superintendências para uma ação mais cuidadosa no campo de suprimentos.

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Gerência de Comunicação Social da CASAN